Btw-aangifte vóór 31 oktober: zo reken je in vijf minuten uit wat je moet betalen

Btw-aangifte over juli tot en met september: aangifte én betaling uiterlijk 31 oktober 2026. Zo reken je in drie stappen uit wat je afdraagt.

Doe je per kwartaal btw-aangifte? Dan moet de aangifte over juli, augustus en september uiterlijk 31 oktober 2026 bij de Belastingdienst binnen zijn. En niet alleen de aangifte: het bedrag moet die dag ook op de rekening van de Belastingdienst staan. Dit jaar valt 31 oktober op een zaterdag, dus wie het op vrijdagmiddag nog moet regelen, zit op het randje. Gelukkig is het rekenwerk zelf simpel: btw die je aan klanten in rekening bracht, min btw die je zelf over zakelijke kosten betaalde. In vijf minuten weet je wat je overmaakt.

Twee deadlines op één dag

De Belastingdienst publiceert elk jaar de uiterste aangifte- en betaaldatums. Voor het derde kwartaal van 2026 is dat 31 oktober 2026, voor zowel de aangifte als de betaling. Omdat die dag in het weekend valt, is het verstandig om uiterlijk vrijdag 30 oktober over te maken. Dan staat het geld zeker op tijd.

Te laat is duur. Voor de aangifte zelf hanteert de Belastingdienst een coulanceperiode van zeven kalenderdagen; komt de aangifte daarna binnen, dan krijg je een boete van € 82. Betaal je te laat, dan volgt een betaalverzuimboete van 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 6.709. Alleen als je de vorige aangifte op tijd en volledig betaalde en nu binnen zeven dagen alsnog betaalt, blijft het bij een waarschuwing. Wie vaker te laat is, kan een boete tot 10% krijgen.

Zo reken je het uit

De btw-aangifte komt neer op drie stappen.

• Tel alle omzet van het kwartaal op, gesplitst per tarief: 21% voor de meeste diensten en producten, 9% voor bijvoorbeeld boeken, voedingsmiddelen en de kapper, 0% of vrijgesteld voor bijvoorbeeld export of medische zorg.
• Tel de btw op die leveranciers jou in rekening brachten over zakelijke kosten: de voorbelasting. Alleen btw die op een factuur of bon staat, telt mee.
• Trek de voorbelasting af van de btw over je omzet. Het verschil draag je af. Is het negatief, dan krijg je geld terug.

Een voorbeeld. Een fotograaf factureerde in het derde kwartaal € 15.000 exclusief btw, allemaal tegen 21%. Dat is € 3.150 btw. Ze kocht een lens van € 1.200 exclusief btw (€ 252 btw) en had voor € 800 exclusief btw aan software, telefoon en brandstof (€ 168 btw). Haar voorbelasting is € 420. Ze draagt af: € 3.150 min € 420 is € 2.730.

Werk je liever vanuit de bedragen inclusief btw? Pas dan op voor de klassieke fout: 21% van een bedrag inclusief btw is niet de btw. Van een factuur van € 1.210 inclusief is de btw € 210, niet € 254. Je deelt door 121 en vermenigvuldigt met 21. Met onze btw-rekentool haal je de btw in één keer uit een bedrag inclusief of exclusief, voor 21% en 9%.

Drie valkuilen

• Factuurdatum, niet betaaldatum. Werk je met het factuurstelsel, zoals de meeste zzp'ers en bedrijven, dan hoort een factuur van 29 september in het derde kwartaal, ook als de klant pas in oktober betaalt. Alleen wie het kasstelsel mag toepassen, zoals veel winkeliers, rekent met het moment van ontvangst.
• Privé en zakelijk door elkaar. Een laptop die je ook privé gebruikt, mag je maar deels als voorbelasting opvoeren. Hetzelfde geldt voor de auto.
• Geen omzet, wel aangifte. Had je een stil kwartaal? Dan doe je een nulaangifte. Alleen wie meedoet aan de kleineondernemersregeling, is van de aangifte af.

Wat je vandaag doet

Verzamel je verkoopfacturen van juli tot en met september en de inkoopfacturen uit diezelfde periode. Reken per tarief de btw uit, trek de voorbelasting af en vul de bedragen in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk. Gebruik bij de betaling het betalingskenmerk uit de aangifte, anders kan de Belastingdienst het geld niet aan de juiste aangifte koppelen.

Kom je geld tekort om te betalen? Doe dan toch op tijd aangifte. De aangifteboete en de betaalboete staan los van elkaar, en voor een betalingsregeling moet de aangifte eerst binnen zijn. Een kwartier rekenen op een rustige avond scheelt je een maand later een hoop gedoe.